Göm menyn

Bemanning och behov av verksamhetsstöd i sommar

Nu närmar sig sommar och semester

Det innebär också att vi under en period kommer att ha mindre bemanning inom verksamhetsstöd.

Avdelningsadministration

Vecka 29-31 är det obemannat för handläggning av IT konto och betalningar med företagskort. För att det ska fungera så bra som möjligt för alla behöver vi er hjälp med att se över ert behov av administrativt stöd under sommaren.

Generella administrativa frågor för avdelningsadministration hänvisas till avdadmike@liu.se

Inför semesterperioden ber vi er inventera följande:

 

Beställningar och fakturahantering

Tänk på att beställa varor i god tid och leveranskvittera beställningar som har kommit för att fakturorna ska bli betalda i tid. För attest av fakturor inför delårsbokslutet behöver de vara attesterade senast måndag 2 juli.
Under perioden vecka 29-31 hanteras inga fakturor av avdelningarnas fakturahanterare.

 

IT- konto

Har ni personer som kommer att ha behov av nytt upplägg av IT-konto under sommaren? Kontakta i så fall avdadmike@liu.se. Observera att IT-kontoansvariga kan handlägga ärenden fram till 3 juli, vecka 27. Under perioden vecka 29-31 har vi ingen kontoansvarig på plats.

 

Företagskort

IKE kommer inte att ha någon handläggare på plats för betalningar via företagskort under perioden vecka 29-31. Finns det betalningar via företagskort som behöver göras under semesterperioden, kontakta avdadmike@liu.se senast onsdagen den 3 juli vecka 27 för handläggning. Se även information om privatkort nedan.

 

Privatkort

Ett alternativ som vi vill rekommendera för att du ska slippa ligga ute med pengar för utlägg är att du skaffar dig ett privatkort via LiU. Universitetet står för årsavgiften och kortet är helt kostnadsfritt för kortinnehavaren. Med detta kort kan du själv göra dina betalningar i samband med tjänsteresor.

 

HR-funktionen

Vecka 29-31 är det obemannat vid HR-funktionen. Vår funktionsmejl HR@ike.liu.se och kommer att följas upp sporadiskt under dessa veckor.

För behov av rekrytering och stipendier behöver vi på grund av handläggningstid få in anhållan om detta under vecka 23.  

 

Ekonomifunktionen

Vecka 29-31 är det obemannat vid ekonomifunktionen. Vår funktionsmejl IKE-ekonomi@liu.se kommer att följas upp sporadiskt under dessa veckor.

Kom ihåg att lägga in en frånvarohänvisning i Raindance om du inte avser att logga in i Raindance under din semester, detta görs under inställningar i inkorgen i Raindance, fliken frånvaro. Hänvisningen av attest ska gå till närmast överordnad chef.

 

Inköp och upphandling

Behöver du hjälp med upphandlingsärenden under sommaren? Vecka 28 t o m 31 är det obemannat på IKE:s inköps- och upphandlingsfunktion. Uppmärksamma detta i samband med planerade inköp så att onödiga förseningar på grund av semestrar kan undvikas.

Den centrala Upphandlingsenheten kommer att ha bemanning alla veckor och kan bland annat nås via upphandling@liu.se
Till Upphandlingsenheten vänder ni er även tills vidare när ni behöver hjälp med förnyade konkurrensutsättningar och upphandlingar med ett värde som överstiger 586 907 kr. I övriga ärenden kan ni kontakta Rikard Karlsson för frågor och hjälp, 013-28 11 90 eller rikard.karlsson@liu.se.

 

Registraturen

Registraturen är obemannad under v 28-31, men registratorbrevlådan kommer att bevakas varje dag under denna period, registrator@ike.liu.se

Registraturen på Valla är bemannad varje vardag under hela sommaren. Under veckorna 27-32 är expeditionstiden 9-12, registrator@liu.se

 

Posthantering

Epost

Inför semestern uppmanas alla medarbetare lägga in frånvaromeddelande/hänvisning i sin e-post med information om hur länge man är borta och när man kan förväntas erhålla svar samt ev hänvisa till annan person i specifika frågor. Om förfrågan om utlämnande av handling inkommer bör denna hanteras snarast möjligt.

Post

Alla medarbetare är skyldiga att regelbundet öppna sin post. Är man borta en längre period, mer än 2 veckor, bör man lämna en fullmakt till någon annan att öppna sin post.

Läs mer om posthantering på webben>>

 

Forskarutbildningsfunktionen

Från mitten av vecka 27-33 är forskarutbildningen obemannad. Önskas beslut av ärenden innan sommaren ska de vara forskarutbildningsadministrationen tillhanda senast den 20/6.

 

Kommunikationsfunktionen

Halva vecka 29, hela vecka 30 och 31 är det ingen bemanning av kommunikatörer i kanslihuset. Dock finns det nyhets- och pressjour på KOM som kan vara behjälpliga under denna period. Dessa nås lättast via nyhet@liu.se.

 

Prefekturens bemanning

 

V. 26-27         Peter Påhlsson och Ann-Charlotte Ericson

V. 28              Ann-Charlotte Ericson

V. 29              Jour Anders Fridberger

Övriga sommarveckor hänvisas till Anders Fridberger.

 

Telefonnummer jour/phone number urgent matters

Prefekt/Head of Department Anders Fridberger 013-286614

Proprefekt/Deputy Head of Department Ann-Charlott Ericson 010-103 3905 eller sms till 070 - 305 62 80

Proprefekt/Deputy Head of Department Peter Påhlsson 013-286824

 

Samtliga funktionsmejl inom verksamhetsstöd

Avdelningsadministration/IT-kontohantering/kreditkortsbetalningar

AvdAdmIKE@liu.se

Ekonomifunktionen

IKE-ekonomi@liu.se

HR-funktionen

HR@ike.liu.se

Registratur

Registrator@ike.liu.se

 

Utskriftsvänlig version (pdf)


2019-05-22




Sidansvarig: john.a.karlsson@liu.se
Senast uppdaterad: 2019-05-24