Göm menyn

Bemanning och behov av verksamhetsstöd i sommar

Nu närmar sig sommar och semester

Det innebär också att vi under en period kommer att ha mindre bemanning inom verksamhetsstöd.

Avdelningsadministration

Vecka 29-30 är det obemannat för handläggning av IT konto och betalningar med företagskort. För att det ska fungera så bra som möjligt för alla behöver vi er hjälp med att se över ert behov av administrativt stöd under sommaren.

Generella administrativa frågor för avdelningsadministration hänvisas till avdadmike@liu.se

Inför semesterperioden ber vi er inventera följande:

Beställningar och fakturahantering

Tänk på att beställa varor i god tid och leveranskvittera beställningar som har kommit för att fakturorna ska bli betalda i tid. För attest av fakturor inför delårsbokslutet behöver de vara attesterade senast måndag 2 juli.
Under perioden vecka 29-30 hanteras inga fakturor av avdelningarnas fakturahanterare.

IT- konto

Har ni personer som kommer att ha behov av nytt upplägg av IT-konto under sommaren? Kontakta i så fall avdadmike@liu.se. Observera att IT-kontoansvariga kan handlägga ärenden fram till 11 juli, vecka 28. Under perioden vecka 29-30 har vi ingen kontoansvarig på plats.

Företagskort

IKE kommer inte att ha någon handläggare på plats för betalningar via företagskort under perioden vecka 29-30. Finns det betalningar via företagskort som behöver göras under semesterperioden, kontakta avdadmike@liu.se senast onsdagen den 11 juli vecka 28 för handläggning.

Privatkort

Ett alternativ som vi vill rekommendera för att du ska slippa ligga ute med pengar för utlägg är att du skaffar dig ett privatkort via LiU. Universitetet står för årsavgiften och kortet är helt kostnadsfritt för kortinnehavaren. Med detta kort kan du själv göra dina betalningar i samband med tjänsteresor.

HR-funktionen

Vecka 31 och 32 är det obemannat vid HR funktionen. För att vi ska kunna säkerställa en bra handläggning av ärenden till HR funktionen hänvisar vi till HR funktionens funktionsmejl hr@ike.liu.se

Vad gäller anställningsärenden ska dessa utlysas i tre veckor, härefter tillkommer handläggningstid.

För förlängning av stipendier eller för inrättande av nya stipendier under sommarperioden, kontakta Eva Åström eva.i.astrom@liu.se senast 15 juni.

Ekonomifunktionen

Vecka 29 och 30 är det obemannat vid ekonomifunktionen. Vår funktionsmejl IKE-ekonomi@liu.se kommer att följas upp regelbundet under dessa veckor.

För attest av fakturor inför delårsbokslutet behöver de vara attesterade senast måndag 2 juli. Kom ihåg att lägga in en frånvarohänvisning i Raindance om man inte avser att logga in i Raindance under sin semester, detta görs under inställningar i Raindance. Hänvisningen av attest ska gå till närmast överordnad chef.

Inköp och upphandling

Behöver du hjälp med direktupphandling eller förnyad konkurrensutsättning under sommaren? Vecka 27-29 är det obemannat vid funktionen Inköp och upphandling. Uppmärksamma detta i samband med planerade inköp så att onödiga förseningar på grund av semestrar undviks. Övriga sommarveckor bevakas och följs mail upp regelbundet. 

Samtliga funktionsmejl inom verksamhetsstöd

Avdelningsadministration/IT-kontohantering/kreditkortsbetalningar AvdAdmIKE@liu.se
Ekonomifunktionen IKE-ekonomi@liu.se
HR-funktionen HR@ike.liu.se
Registratur Registrator@ike.liu.se

 

Ledningens semester


Fri Jun 01 13:59:02 CEST 2018




Sidansvarig: susanna.lonnqvist@liu.se
Senast uppdaterad: Fri Jun 08 12:09:47 CEST 2018