Göm menyn

Inventering av personuppgiftsbehandlingar i forskningsprojekt

 

Inventering skall vara inlämnad senast 28 februari. Se tidigare utskick.

 

Då det rått vissa oklarheter kring inventeringen och ifyllnaden av formuläret har man tagit fram en kort FAQ som följer nedan som även kan hittas på projektets hemsida.

 

FAQ – inventering av forskningsprojekt där personuppgifter behandlas

 

1. Fråga: Vilket diarienummer ska anges (p. 2 i formuläret)?

Svar: Vi har insett att diarieföringen i forskningsprojekt hanteras olika i verksamheten och har fått många frågor om just ruta 2. Det är ett diarienummer kopplat till LiU som efterfrågas. Ange t.ex. diarienummer för forskningsbidraget, projektplanen, det inkomna EPN-godkännandet eller liknande. Om diarienummer saknas helt kan rutan lämnas tom – informationen är inte avgörande för själva anmälan.

 

2. Fråga: Hur vet man vem som är personuppgiftsansvarig, t.ex. i forskning där både RÖ och LiU deltar?

Svar: Personuppgiftsansvarig är den som bestämmer mål och medel för personuppgiftsbehandlingen. Det kan vara olika från fall till fall vem som är personuppgiftsansvarig och beror på graden av självbestämmande över behandlingen, men i många fall är forskningshuvudmannen också personuppgiftsansvarig. Vem som är personuppgiftsansvarig framgår ofta av EPN-ansökan i den information som lämnas till forskningspersonerna.

 

3. Fråga: Vad är en personuppgift?

Svar: En personuppgift är en uppgift som på något sätt gör det möjligt att identifiera en (levande) person. Det kan också vara två uppgifter, som var för sig inte avslöjar  någons identitet, men som i kombination med varandra gör det möjligt att förstå vem som avses. Det är inte bara namn och personnummer som kan utgöra personuppgifter, utan även bilder, ljudupptagningar, IP-adresser m.m. Uppgifter som är avkodade, men där kodnyckeln fortfarande finns kvar, är fortfarande personuppgifter (dessa uppgifter kallas pseudonymiserade). Det spelar ingen roll om kodnyckeln finns i någon annan verksamhet.  

 

4. Fråga: Ska alla som har åtkomst till personuppgifterna namnges (p. 15 i formuläret)?

Svar: Ja, alla kategorier av personer som har åtkomst till uppgifterna ska anges – dock inte enskilda personnamn.

 

5. Fråga: Ska även forskningsprojekt som inte har extern finansiering anmälas i interveneringen?

Svar: Ja, alla forskningsprojekt som pågår vid LiU och där beforskade personers personuppgifter behandlas ska anmälas – oaktat finansieringsform.

 

6. Fråga: Vem ska lämna anmälan?

Svar: Den ansvarige forskaren (som antagligen är den som bäst känner till hur hanteringen av personuppgifter går till) eller annan person – det finns möjlighet för båda lösningarna i formuläret. Huvudsaken är att anmälan kommer in och att det går att få kontakt med den ansvarige forskaren eller den som har lämnat in den för det fall vi behöver ställa frågor eller eftersöka uppgifter vid en begäran om registerutdrag.

 

7. Fråga: Ska även forskning som sker inom doktorandprojekt anmälas?

Svar: Baserat på den information vi har idag är LiU ansvarigt för doktoranders personuppgiftsbehandlingar och därför ska även dessa forskningsprojekt anmälas.

 


2018-02-22




Sidansvarig: john.a.karlsson@liu.se
Senast uppdaterad: 2018-02-22