Göm menyn

Diarieföring och posthantering

Varför diarieföring?Dokument

Allmänna handlingar skall diarieföras utan dröjsmål. Diarieföring av dokument skall ske så snabbt som möjligt efter att handlingen har inkommit till institutionen alternativt expedierats eller har upprättats. Av registret (diariet) skall framgå datum då dokumentet inkommit eller blivit upprättat, diarienummer eller annan beteckning som har åsatts handlingen, i förekommande fall från vem handlingen har kommit från eller till vem det har skickats och i korthet vad handlingen rör.

Ett diarium är ett bra hjälpmedel för oss som organisation att hålla ordning och struktur på våra handlingar. Olika handlingar (avtal, ansökningar, skrivelser etc) kan lätt sökas fram till den eller de som behöver dem, när de behöver dem. Universitetet använder ett system som heter LiU-dok för diarieföringen. I LiU-dok registreras alla allmänna handlingar, scannas in i stor utsträckning och blir sökbara för hela LiU. Alla anställda kan få tillgång till "sina" handlingar i LiU-dok som sk handläggare. Kontakta någon av institutionens registratorer för instruktioner. Sedan hösten 2012 skickas ett automatiskt mejl ut till ansvarig handläggare så snart ett ärende/dokument diarieförs med en länk till ärendet i LiU-dok.

Många av handlingarna räknas som allmänna handlingar. Alla har rätt att begära ut allmänna handlingar (som inte är sekretessbelagda) från LiU enligt offentlighetsprincipen.

Vad ska diarieföras?

Exempel på handlingar som ska diarieföras:

  • Forskningsansökningar (både kopia av ansökan och beslut i original)
  • Resebidragsansökningar där IKE ska förvalta medlen (både kopia av ansökan och beslut i original)
  • Etikansökningar (både kopia av ansökan och beslut)
  • Forskarutbildning (t ex inrättande av plats, ansökan, individuella studieplaner, ansökan om halvtidskontroll etc)
  • Avtal och kontrakt (ekonomi, tjänster, uppdrag etc)
  • Beslut (Institutionsstyrelsens beslut samt delegationsbeslut)
  • Anställningsärenden (adjungeringar, nyanställningar, LAS-ärenden etc)
  • Ekonomi (t ex direktupphandling över prisbasbelopp)
  • Handlingsplaner (arbetsmiljö, lika villkor, miljö, verksamhetscheck etc)
  • Studentärenden (ej rutinfrågor)
  • Skrivelser i olika ärenden
  • Utseende av examinatorer

Handlingar som inte behöver diarieföras är ex reklam, konferensinbjudningar, rutinförfrågningar eller annat av "tillfällig eller ringa betydelse". Inte heller handlingar inkomna för kännedom och som inte kräver någon åtgärd behöver diarieföras. Många handlingar som rör våra utbildningar diarieförs inte heller utan arkiveras i särskild ordning i institutionsarkivet istället.

Sekretess

Vissa handlingar kan vara sekretessbelagda. Men för att få pröva sekretess före utlämnandet måste handlingen vara diarieförd – annars måste den alltid lämnas ut om någon begär det! Det måste finnas stöd i sekretesslagstiftningen för att vi ska få sekretessbelägga en handling eller en uppgift i en handling. Mer om sekretess kan du läsa här. Har du frågor är du välkommen att vända dig till registratorerna eller till juristavdelningen vid LiU.

Ansökningar

Inom verksamheten hanteras en stor mängd olika ansökningar dagligen. I de allra flesta fall handlar det om ansökningar om forskningsanslag eller etikprövingar från forskare på IKE.

Rutin för prefektpåskrift och diarieföring

  • Forskaren skriver sin ansökan till en finansiär, t ex Vetenskapsrådet eller till Regionala Etikprövningsnämnden.
  • Ansökan skickas in (ev. elektroniskt) och en bilaga för påskrifter skapas i systemet. (Skiljer sig mellan olika finansiärer).
  • En kopia av ansökan och påskriven bilaga i original lämnas till prefektsekreteraren på IKE:S kansli.
  • Prefekt/proprefekt skriver under.
  • Bilagan skickas direkt från kansliet till finansiären. Ansökan samt kopia av påskriftbilagan diarieförs på institutionen.

Beslut

När finansiären meddelat sitt beslut (tilldelning eller avslag) ska beslutet lämnas i original (eller vidarebefordras om det kommer elektroniskt) till Registrator på institutionen (registrator@ike.liu.se) för diarieföring. Om beslutet är positivt går det hela vidare och resulterar i ett avtal mellan Linköpings universitet och finansiären.

Posthantering inom IKE

För att hantera inkommande post till LiU har rektor beslutat om rutiner för postöppning. All post som kommer in ska datumstämplas och allt relevant ska lämnas till registrator för diarieföring. Detta är varje anställds skyldighet.

Inom IKE sorteras inkommande post av administratörer som datumstämplar posten och sorterar den. Adressaten måste sen bedöma om det ska diarieföras och i så fall lämna det till registrator. Alla anställda är skyldiga att regelbundet tömma sin post och öppna sin e-post. Är man borta en längre period (mer än 2 veckor) bör man lämna en fullmakt till någon annan att öppna posten samt lägga in ett frånvaromeddelande på sin e-post.

Fullmakt att öppna post (pdf)

Rekommenderad post och postpaket
Posten har meddelat nya rutiner gällande utdelning av rekommenderad post och postpaket. All post med adress där personnamn står före företagsnamnet betraktas som personlig post och levereras inte längre till LiU. Försändelsen måste hämtas ut personligen (eller via ombud) på närmaste postutlämningsställe i stället. Detta skapar ett stort merarbete. Var därför noga med att alltid ange LINKÖPINGS UNIVERSITET först i adressen när ni uppger postadress till arbetet.

Exempel:
Linköpings Universitet
Förnamn Efternamn
Institutionen för klinisk och experimentell medicin
Avdelningsnamn
581 83  Linköping
 

kontakt

Registraturen vid IKE
E-post: registrator@ike.liu.se

Annelie Munther Samordnare DA funktionen
Registrator forskarutbildningsärenden, upphandling
E-post: annelie.munther@liu.se

Chatarina Malm, registrator avtal, kontrakt, styrdokument, IKE beslut
E-post: chatarina.malm@liu.se

Alexandra Morén, registrator stipendier, anställningsärenden, arbetsmiljödokument
E-post: alexandra.moren@liu.se

Kjerstin Augustsson-Ödman, registrator ansökningar, anställningsärenden, avtal/kontrakt, avslut av ärenden
E-post: kjerstin.odman@liu.se
 

relaterade länkar

 

rutin posthantering vid IKE (pdf)


Sidansvarig: chatarina.malm@liu.se
Senast uppdaterad: 2019-03-26