Göm menyn

Information om LiU:s ramavtal för Expressleveranser.

DHL och World Courier skall användas för expressleveranser.

Observera att Fedex inte är en avtalsleverantör och skall därför inte användas.

 

Vill ni veta mer om avtalet, leverantörerna och tjänsterna de erbjuder så rekommenderar jag informationsträffen på Campus US.

  • Datum: 4 februari 2020
  • Plats: Campus US, Hus 511, konferenslokal Citronen
  • Tid: Upphandlingsenheten presenterar ramavtalet (13.00-13.15)

            DHL - Leverantörspresentation + frågestund (ca 13.15-14.15)

            World Courier - Leverantörspresentation + frågestund (Ca 14.20-15.20)

 

LiU:s ramavtal för Expressleveranser har varit gällande sedan 2018-06-01. Enligt Upphandlingsenhetens årsplan för uppföljning genomfördes en uppföljning av mer komplett karaktär av ramavtalet under december 2019. Uppföljningen har bland annat bestått av dialog med beställare inom verksamheten, avstämningsmöten med avtalsleverantörer och fakturakontroller med mera. Med anledning av vår uppföljning ser vi ett behov av att lyfta frågan kring återkommande beställningar från Fedex som inte är avtalsleverantör till LiU. Vi förstår att det möjligt finns en förtroendebrist hos vår avtalsleverantör DHL som kan vara en anledning till att Fedex tjänster används. Vi har i uppföljningen haft dialog med LiU:s beställare av tjänsten och försökt identifiera de problem som några har upplevt med DHL och vi vill i det här mailet lyfta de insatser som uppföljningen resulterat i till de bokslutsenheter på LiU som vi ser använder sig av Fedex tjänster. Vi vill också särskilt uppmärksamma er på den informationsträff som planeras gå av stapeln den 4 februari på Campus US där leverantörerna inom ramavtalet DHL och World Courier kommer att besöka oss och presentera sin verksamhet. Inbjudan kommer att skickas separat.

 

Läs mer om DHL

 

DHL – Frågor och synpunkter från LiU:s beställare samt svar från leverantör

  1. Kundtjänst – Delar av LiU, framförallt Campus US uppfattar att de inte alltid får stöd i deras typer av sändningar av DHL Kundtjänst i hur bokningen ska ske i MyDHL+
    1. Svar från leverantör: I kontakt med kundtjänst (0771-400 345) för hjälp med bokningssystemet rekommenderas att man i knappvalsmenyn väljer ”IT”. De är de mest lämpliga att besvara frågor kring bokningssystemet och de ska vara behjälpliga. Om vi ändå upplever att vi inte fått den hjälp vi söker, dokumentera tidpunkt när kundtjänst – IT kontaktades och lyft det vidare till avtalsansvarig på DHL: Carina Hsu på carina.hsu@dhl.com

 

  1. Chaufförer – Delar av LiU, framförallt Campus US uppfattar brister hos chaufförerna, där de ombetts att kontrollera att sändningen innehåller den information / dokument som krävs, de har godkänt sändningen men där sändningen ändå visats sig ha stoppats pga bristfällig information/dokumentation.
    1. Svar från leverantör: Chaufförer som arbetar inom Campus Valla / Campus US har i början av december 2019 uppmanats vara mer uppmärksamma vid sändningar som skickas från LiU i hur packning och dokumentation är gjort. Dock finns ett ansvar hos beställaren på LiU att tillsammans med hjälp från LiU:s post- och transport se till att sändningen är komplett förberedd.

 

  1. Felleverans– Sändningar har vid tillfällen levererats till fel Campus.
    1. Svar från leverantör: Chaufförer som arbetar inom Campus Valla / Campus US har i början av december 2019 uppmanats vara mer uppmärksamma vid sändningar som skickas till LiU att de levereras till rätt ställe.

 

  1. Information om avvikelse – Avvikelser som sker under sändningen har inte alltid informerats till avsändaren. 
    1. Svar från leverantör: DHL har justerat på samtliga LiU:s kundnummer att när avvikelser på grund av tullhändelse eller liknande sker, skickas det numer alltid ett mail till avsändaren direkt vid uppkomsten av avvikelsen. Denna inställning har inte tidigare varit inställd på LiU:s kundnummer.

 

  1. Varuförsäkring – LiU har behov av att få mer information om den varuförsäkring som DHL erbjuder och villkoren som gäller.
    1. Svar från leverantör: DHL har skickat oss mer information kring DHLs varuförsäkring. Den är också bifogad i det här mailet. Utan försäkring ersätts bara kostnaden för själva tjänsten av leveransen.

 

  1. Reklamationer/Skador på gods – Vart ska LiU:s beställare vända sig vid eventuella reklamationer?
    1. Svar från leverantör: Reklamationer eller synpunkter ska skickas direkt till LiU:s avtalsansvarig på DHL: Carina Hsu på carina.hsu@dhl.com för bäst omhändertagande.

 

 

Information från Upphandlingsenheten - Vilken leverantör ska användas vid torr-is sändningar?

Ramavtalet är uppdelat i två delar:

Del 1 som DHL är avtalsleverantör inom, omfattar dokument, varor och provmaterial där provet inte behöver skickas med torr-is.

Del 2 som World Courier är avtalsleverantör inom, omfattar sändningar som behöver packas i torr-is, exempelvis temperaturkänsliga biologiska ämnen.

 

Viktigt att känna till är att DHL och World Courier inte erbjuder samma typ av tjänst och deras hantering av exempelvis torr-is sändningar skiljer sig avsevärt åt. Därav den stora prisskillnad på de tjänster de erbjuder som ibland av beställare, som inte känner till skillnaderna, upplevs orimlig. Dialoger med World Courier gällande tillämpandet av avtalet ger LiU:s beställare möjlighet att trots upplägget på avtalet själva bedöma hur viktig transporten är och i de fall det biologiska provet som behöver transporteras med torr-is inte bedöms kritiskt kan DHLs tjänst för transport med torr-is användas.

Begär alltid en offert från World Courier före bokning av transport. World Courier kan tillhandahålla exakta prisofferter vid förfrågningstillfället.

 

Vid frågor om hur du bokar sändningar med DHL, kontakta Post- och Husservice 013-284080 eller 013-284083.

Vid frågor om ramavtalet, kontakta LiU:s avtalsansvarig Therese Olausson, therese.olausson@liu.se

 

Med vänlig hälsning
Upphandlingsenheten


2020-01-16




Sidansvarig: john.a.karlsson@liu.se
Senast uppdaterad: 2020-01-16