Göm menyn

Bemanning och behov av verksamhetsstöd under jul och nyår

Nu närmar sig jul och nyår

Det innebär också att vi under en period kommer att ha mindre bemanning inom verksamhetsstöd.

Avdelningsadministration

Avdelningsadministrationen är obemannad under klämdagarna 23, 27 och 30/12 samt 2 och 3 januari och åter i tjänst tisdagen den 7/1. Generella administrativa frågor rörande avdelningsadministration hänvisas till avdadmike@liu.se.

 

Inför semesterperioden ber vi er inventera följande:

 

Beställningar och fakturahantering

Tänk på att beställa varor i god tid och leveranskvittera beställningar som har kommit för att fakturorna ska bli betalda i tid. Den 27 december är sista dag för betalningar som ska utföras år 2019 och 10 januari 2020 är sista dag för attest inför årsbokslut.

 

Kortbetalningar och IT-konton

Angående kortbetalningar och IT-konton är det bra om de som vet att de kommer behöva hjälp hör av sig senast 18/12IKE:s handläggare för kortbetalningar är inte tillgängliga mellan 21 december och 6 januari.

 

Privatkort

Ett alternativ som vi vill rekommendera för att du ska slippa ligga ute med pengar för utlägg är att du skaffar dig ett privatkort via LiU. Universitetet står för årsavgiften och kortet är helt kostnadsfritt för kortinnehavaren. Med detta kort kan du själv göra dina betalningar i samband med tjänsteresor.

 

HR-funktionen

HR-funktionen är obemannad under klämdagarna 23, 27 och 30/12 samt 2 och 3 januari. Under denna period läses funktionsmailen hr@ike.liu.se sporadiskt och vi hanterar brådskande ärenden.

 

Ekonomifunktionen

Ekonomifunktionen är obemannad under klämdagarna 23, 27 och 30/12. Efter årsskiftet går de över till EKUS, men arbetar enligt nedan:

2-3 jan: Mia, Rikard, Lina, Lena, Lasse, Therese, David

Ledig 2-3 jan: Fredrik

 

Inköp och upphandling

Vecka 52 är det obemannat på IKE:s inköps- och upphandlingsfunktion. Rikard Karlsson är åter den 2 januari 2020. Eventuella inköpsärenden behöver komma till Rickard innan jul.

Är det brådskande, kan den centrala Upphandlingsenheten bland annat nås via upphandling@liu.se
Till Upphandlingsenheten vänder ni er även tills vidare när ni behöver hjälp med förnyade konkurrensutsättningar och upphandlingar med ett värde som överstiger 586 907 kr. I övriga ärenden kan ni kontakta Rikard Karlsson för frågor och hjälp, 013-28 11 90 eller rikard.karlsson@liu.se.

 

Registraturen

Registraturen är obemannad under klämdagarna 23, 27 och 30/12, men registratorbrevlådan kommer att bevakas under dessa dagar en gång per dag, registrator@ike.liu.se.

 

Posthantering

Epost

Inför semestern uppmanas alla medarbetare lägga in frånvaromeddelande/hänvisning i sin e-post med information om hur länge man är borta och när man kan förväntas erhålla svar samt ev hänvisa till annan person i specifika frågor. Om förfrågan om utlämnande av handling inkommer bör denna hanteras snarast möjligt.

Post

Alla medarbetare är skyldiga att regelbundet öppna sin post. Är man borta en längre period, mer än 2 veckor, bör man lämna en fullmakt till någon annan att öppna sin post.

Läs mer om posthantering på webben>>

 

Forskarutbildningsfunktionen

Forskarutbildningen är bemannad med Annelie Lindström som jobbar alla klämdagar inkl 2-3/1.

Övriga är lediga dvs, Emelie Nordqvist, Giannis Spyrou och Annelie Munther.

 

Kommunikationsfunktionen

Under klämdagarna 23, 27, 30 dec samt den 2 och 3 jan är det ingen bemanning inom kommunikationsfunktionen. Dock finns det nyhets- och pressjour på KOM som kan vara behjälpliga under denna period. Dessa nås lättast via nyhet@liu.se.

Du kan även mejla john.a.karlsson@liu.se eller ulrik.svedin@liu.se. Vi svarar så fort vi är åter på kontoret.

 

Ledningens bemanning

Anders Fridberger – Ledig 20/12 tom. 6/1. Anders har jouren under den perioden.

Peter Påhlsson – Ledig 19/12 tom. 6/1. Arbetar från Australien 7-10 januari. Åter på plats den 14 jan.

Ann-Charlott Ericson - Ledig 20/12 tom. 6/1.

Johanna Forsell - Ledig 18/12 tom. 6/1.

Anette Wiklund - Ledig 20/12 tom. 6/1.

 

Telefonnummer jour/phone number urgent matters

Prefekt/Head of Department, Anders Fridberger - 013-286614

Administrativ chef/ Head of Administration, Johanna Forsell - 013- 363688

 

Samtliga funktionsmejl inom verksamhetsstöd

Avdelningsadministration/IT-kontohantering/kreditkortsbetalningar

AvdAdmIKE@liu.se

Ekonomifunktionen

IKE-ekonomi@liu.se

HR-funktionen

HR@ike.liu.se

Registratur

Registrator@ike.liu.se

 


2019-12-12




Sidansvarig: john.a.karlsson@liu.se
Senast uppdaterad: 2019-12-16