Göm menyn

Arkivering

LiU:s arkiv bildas av de allmänna handlingarna, d.v.s. de handlingar som inkommit till eller upprättats vid myndigheten, samt andra handlingar som LiU väljer att arkivera. Arkivering och arkivredovisning handlar om bevarande och om att veta var handlingar finns. De allmänna handlingarna ska antingen bevaras för evigt eller gallras efter en viss tidsfrist. För att inte riskera att handlingar förstörs eller hamnar i orätta händer behöver man förvara dem på ett säkert sätt under hela den tid de ska bevaras. Övergripande anvisningar för hur olika typer av handlingar ska hanteras finns i LiU:s dokumenthanteringsplan.

Dokumentationen av vilka allmänna handlingar som finns vid LiU och var de är förvarade sker i arkivförteckningar. För handlingar t.o.m. 2016 finns separata arkivförteckningar för respektive institution/motsvarande. För handlingar fr.o.m. 2017 skapas en gemensam arkivförteckning för hela LiU.

Arkivsamordnaren vid institutionen ansvarar för att samla in handlingarna inom institutionen och administrera leveransen till Dokument- och arkivenheten (DA) vid ett årligt leveranstillfälle. Handlingar inkomna eller upprättade innevarande och föregående år behålls vid institutionen.

Offentlighet och sekretess

Material som omhändertas för arkivering blir allmänna handlingar. Delar av våra allmänna handlingar är sekretessbelagda (ffa vanligt för forskningshandlingar som rör personers hälsa mm). Sekretessprövningen görs när någon begär att få ut material ur arkiv eller diarium. Sekretess kan endast tillämpas med stöd av Offentlighet- och sekretesslagen.

Forskningsmaterial

Forskningsmaterial ska sparas i minst 10 år (15 år för EU-projekt och läkemedelsstudier). Forskningsledaren (eller motsvarande) är den som beslutar om hur länge ett forskningsmaterial ska bevaras. För varje projekt ska blanketten Dokumentation av forskningsprojekt och Gallringsbeslut fyllas i och lämnas till arkivsamordnaren för diarieföring. Kontakta arkivsamordnaren för leverans av material till BKV:s arkivrum.

Utbildningsmaterial

En tid efter avslutad kurs/utbildning ordnas kurshandlingarna för arkivet (se Dokumenthanteringsplan för lista på handlingar att bevara). Rensa bort allt material som inte ska sparas och ta bort plastfickor, gem, tejp o dylikt. Ordna materialet i arkivkartonger och märk kartongerna med blyertspenna enligt Anvisningar för ordnande av handlingar. Kartongerna sparas sedan i institutionens arkiv inför den årliga leveransen till centralarkivet i Valla (ordnas av arkivsamordnaren). Meddela arkivsamordnaren när ni levererar material till BKV:s arkivrum.

Övrigt material

Samla årligen (eller med annat lämpligt intervall) ihop övrigt material som ska arkiveras och lägg i arkivkartonger. Se Dokumenthanteringsplan för lista på handlingar att bevara. Märk kartongerna med blyertspenna enligt Anvisningar för ordnande av handlingar. Inga gem eller plastfickor i materialet får förekomma. Kartongerna sparas sedan i institutionens arkiv inför den årliga leveransen till centralarkivet i Valla (ordnas av arkivsamordnaren). Kontakta arkivsamordnaren för leverans av material till BKV:s arkivrum.

Instruktioner

Arkivboxar köps in från Staples:
Arkivbox, A4, Svensk standard, 80 x 240 x 315 mm, brun: art. nr WW-6205116
Arkivbox, A4, Svensk standard, 55 x 240 x 315 mm, brun: art. nr WW-6205108

  • Vid projektets/kursens avslut görs en grovinventering av materialet.
  • Det material som ska bevaras för framtiden ska ordnas och förvaras i arkivboxar enligt Anvisningar för ordnande av handlingar.
  • Digitalt material – måste finnas tillräckliga metadata för att materialet ska kunna återanvändas.
  • Separera material som ska gallras respektive bevaras.
  • Handlingar som ska gallras märks med blyertspenna på arkivkartongen där det framgår att handlingarna (arkivboxen/pärmen) ska gallras och tidpunkt för gallring. Gallringsbeslut och Dokumentation av forskningsprojekt ska fyllas i och lämnas till arkivsamordnaren för diarieföring.
  • När materialet är ordnat och packat i boxar kontaktas arkivsamordnaren på institutionen för leverans till BKV:s arkivrum. (BKV har arkivlokaler i ”Katakomberna”. Vissa avdelningar har egna arkivlokaler där sådant material som ska gallras kan förvaras. Material som ska bevaras för framtiden bör samlas i Katakomberna).
  • Arkivsamordnaren ordnar sedan den årliga leveransen av arkivmaterial som ska bevaras för framtiden till centralarkivet i Valla.

Tänk på att material som ska bevaras för framtiden ska helst arkiveras enkelsidigt. Dubbelsidig text riskerar att klistra ihop sig med tiden och blir efter några år oläsbart. Häftklamrar kan sitta kvar. Ingen tejp, post-it, plastmappar eller dylikt får finnas i materialet.

 


Sidansvarig: gesine.ensle@liu.se
Senast uppdaterad: 2020-06-05