Göm menyn

En fördel att vara fyrkantig när man håller digitala möten

Att vara förberedd innan ett möte är extra viktigt nu när det mesta sker digitalt, både för den som leder mötet och de som deltar. Kerstin Levin är en omtyckt mötesledare, hon kan uppfattas som fyrkantig i sin ledarroll – något som hon tar som en komplimang.

– Jag har egentligen inte så stor erfarenhet av att leda digitala möten, men oavsett hur mötet hålls är det viktigt att vara förberedd inför mötet – både som ledare och deltagare. Orden kommer från Kerstin Levin, en uppskattad mötesledare i flera sammanhang.

Hon är anställd som utbildningsledare på Medicinska Fakulteten, men just nu är hon även anlitad som projektledare för den arbetsgrupp som ska lämna förslag på ny instruktion för Didacticum.  Projektledaruppdraget har hon haft sedan i höstas och då genomfördes mötena fysiskt på Valla, men i och med distansläget har hon gått över till Teams.

Förberedelser är A och O

– När jag förbereder mig inför eller håller ett möte, lägger jag inte fokus på att det är ett digitalt möte, utan på att det ska vara ett bra möte. Men självklart är det annorlunda, i det digitala mötet kan tekniken strula för deltagarna och det är skillnad att inte sitta i samma fysiska rum, säger Kerstin.

Innan mötet planerar Kerstin mötets syfte och mål – vilka frågor deltagarna ska prata om och om det ska fattas något beslut.  Hon tycker att det är viktigt att ha planerat det innan kallelsen skickas ut oavsett om mötet är fysiskt eller digitalt

– Nu när våra möten är digitala behöver jag lägga mer tid på förarbetet och efterarbetet. Att vara förberedd skapar en trygghet både för den som leder mötet och de som deltar, något som är extra viktigt inför ett digitalt möte. Bra förberedelser skapar också en positiv förväntan inför mötet, förtydligar hon.

Våga starta mötet även om någon har teknikstrul

Kerstin leder sina möten i Teams eftersom hon är mest bekväm med det verktyget. Hon medger att hon saknar handuppräckningsfunktionen som finns i Zoom, men ser andra fördelar med Teams. Till exempel låter hon deltagarna i teamet dela sina synpunkter och frågor skriftligt inför nästa möte. Men oavsett hur välplanerat mötet är kan det uppstå teknikstrul. Någon kanske inte får i gång mikrofon eller högtalare, eller så misslyckas man totalt att ansluta. Hur gör man då som mötesledare?

Digitalt möte mellan Karin Midner och Kerstin Levin

– Självklart måste man visa hänsyn till den som har teknikstrul, man kan vänta in och eventuellt göra lite omtag. Men ibland funkar det inte, då måste man släppa den personen och driva mötet – då kan man om man hinner ha ett eget möte med den personen efteråt, det har jag gjort en gång, berättar Kerstin. 

– Men det är en balansgång, teknikstrul får inte störa mötet för länge och ta över syftet. Och jag tycker det är viktigt att tänka på att alla har ett ansvar att bidra oavsett om mötet är fysiskt eller digitalt. Vi måste vara rädda om varandras tid, det är viktigt med mötesdisciplin, säger hon med ett leende.

Karin Midner intervjuar Kerstin Levin i ett videomöte i Teams.

Följ agendan, ha koll på tiden och var lite fyrkantig

– Det är lätt att tidsuppfattningen suddas ut i det digitala mötet, jag tycker att man måste ha mer koll på klockan i ett digitalt möte. I ett fysiskt möte kan man i slutet av mötet se att deltagare tittar på klockan, skruvar på sig på sin stol eller bläddrar i telefonen – och då får man en indikation på att mötet börjar närma sig sitt slut. Men sådant ser man inte i det digitala mötet, säger Kerstin.

Hennes ord gör att jag automatiskt smygkikar på klockan och ser att vår bokade tid börjar närma sig sitt slut. Jag förstår varför hon är en uppskattad mötesledare – jag uppfattar henne som lugn och tydlig, det är lätt att lyssna på henne och förstå vad hon menar.

– En deltagare som gav mig positiv feedback sa ”Du är så fyrkantig” och det får jag nog erkänna att jag är i dessa situationer. Jag ställer en fråga i taget, försöker se till att alla får komma till tals och sedan mot slutet samlar jag ihop det vi kommit fram till. Vid ett fysiskt möte har både jag och deltagarna hjälp av kroppsspråk, ögonkontakt och mimik, men i det digitala mötet är det snävare och då tror jag att jag blir lite fyrkantigare och att jag har nytta av det, sammanfattar hon.

– Som projektledare ansvarar jag för en process, jag leder ett arbete och driver det framåt, när ett möte är avslutat är det viktigt att vi känner att vi tillsammans har drivit arbetet framåt. Och att vi nu gör det digitalt är något som har gjort mig nyfiken, jag vill lära mig mer om hur jag kan utnyttja det digitala mötesrummet, avslutar Kerstin.


Karin Midner 2020-04-20




Sidansvarig: didacticum@liu.se
Senast uppdaterad: 2020-04-20